社内分報 ver 2.0について
みなさんこんにちは今日はSlackでの分報（ぶんぽう）について触れてみます。
おさらい
分報分からん人向けに言うと、1日のことを報告する日報を分刻みレベルで今何しているかをSlackとかのチャットツールで自分用のチャンネルを作って報告するというもの。（詳しくは以下を御覧ください）
手間だろとはいうのは確かにありますが、今その人がなんの作業をやっているかという可視化と、不安点や疑問点を書くことによって問題点の洗い出しができたりと、業務する上で分からなかったことが浮き彫りになるという試みのもと行われていました。去年くらいにもウチでも導入してみてました。
1.0での問題点
ウチの分報は基本ディレクター陣が制作陣に対してどれくらいの作業量なのか、そして今彼らは何をしているかを把握するためのものとして機能させていました。それを導入してからまるまる1年経ってどうなったか、というところで振り返ってみて上がった問題について挙げてみます。
- いちいち書くのがダルい
- 報告＝今この作業をしているというのが判明する
- 作業量の重さが分からない
- どれくらいの作業量になるかの報告がしづらい
- もっと有効に使えないか
一番問題となっていたのが「報告＝今この作業をしているというのが判明する」ということで、これはその人の抱えるタスクの全体量の中でそれがどれくらいを占めるものかを把握できないのと、残りは何が残っているかを把握しづらいというのがありました。
タスク管理に関してはbacklogを使用してそれぞれのガントチャートでどの程度あるのかを朝礼時に確認するなどして問題があれば調整や他の人に移動するなどがありますが、その日のタスクや明日以降にかかる進捗度をbacklogのみで判定するのは難しいのと自分たちは基本Slackに貼り付いているので、既存の分報事態をバージョンアップする必要があるなと思いました。
バージョン2.0への移行
既存の問題点を解消するために運用方法を以下のように変更してみました。
次回やることリスト・今日やるリストの追加
- その日の終わりに次回やることをリストにして分報に記載
- 翌朝までに追加案件があればコメントいただく
- 次回やるリストに関してスケジュールが難しそうなときは朝礼時に相談する
- 今日やることを分報に追加
いわゆるTODOリストとして機能させようとしております。
例
次回やるリスト --- これは当日最後に記載する
- A案件 レスポンシブコーディング
- B案件 お気に入り上限数変更修正
- C案件 作業見積もり確認
- D案件 品質チェック対応
- MEミーティング
追加コメント --- これはやるリストの間にあるもの（なくても良い）
＊＊＊：@yamanoku 明日の作業でE案件の修正作業がくると思うので担当お願いできますでしょうか。
今日やるリスト --- これは当日最初に記載する
本日中対応
- A案件 レスポンシブコーディング
- D案件 品質チェック対応
- E案件 修正対応
できれば対応
- B案件 お気に入り上限数変更修正
- D案件 品質チェック対応
ミーティング
- MEミーティング（11:00〜11:30）
TODOとしての使い方
上記のようにリスト化するのは必須なのですが、よりタスクを分かりやすくするために以下２点も追加
- 現在やっている案件がどれかを明確化する
- 終わった案件は打ち消し線や【完了】など記載して作業時間を書く
イメージとしてはこんな感じ。別に絵文字なり打ち消し線は自由でOK。むしろなにが終わってなにを進行しているかを明確化させる以外のことは自由にやってOK。
導入してみて
自分はいちいち記入することよりも、１つの投稿を編集してTODOよろしく管理するほうがやりやすいのでよかったのですが、今のところ他の作業者も良い感じのようです。あとはこれをディレクターやマネージャー陣がスケジュール管理に役立て欲しいなと思うところはあります。
それと改めてSlackのサービスがもつ柔和性というか何にでも使えるという良さを再認識しました。分報は特にサービスやAPIを利用してやるものではないのですが、チャットサービスを利用してアレコレ表現できるのはすごいと思います。
最近だとゲームも作れるみたいとも聞きました。もちろん何かしらサービスとも連携できるのでもっと複雑なこと＆簡易的にできるものがあれば探ってみたいです。
とはいえまだまだ導入してみたばかりなので、今後不満点や改善点があがれば随時ブラッシュアップして対応していきます。